Tu avais bloqué un créneau et préparé ta table. La cliente ne se présente pas et tu ne peux plus remplacer le rendez-vous. Ce rendez-vous manqué sans prévenir s’appelle un no-show.
Tu peux revoir tes rappels, tes conditions de réservation et le nombre de prestations réellement encaissées. Tu n’as pas besoin d’accuser ta cliente pour protéger ton activité.
Combien te coûte un rendez-vous manqué ?
Commence par la recette non perçue, pas par un montant de bénéfice perdu. Si le créneau reste vide, compare le prix prévu aux sommes effectivement encaissées et légalement conservées.
Ce calcul est un exemple, pas une moyenne du métier. Il ne mesure pas ton bénéfice perdu. Les dépenses évitées, les frais déjà engagés et tes charges doivent être examinés séparément.
N’ajoute pas automatiquement une part de loyer au prix complet de la prestation : tu compterais deux fois des éléments différents. Note aussi le temps réellement passé à préparer, attendre et ranger, sans lui attribuer un coût arbitraire.
Et pour ta grille tarifaire ?
Pour couvrir tes charges et viser ton revenu souhaité, pars des prestations payées, pas de tous les créneaux réservés. Un agenda rempli ne garantit pas des recettes encaissées.
Le calculateur estime un tarif moyen avec tes quatre chiffres. Il ne calcule ni pénalité d’annulation ni perte de bénéfice. Si tu utilises un mois passé, compte seulement les prestations payées et précise tes hypothèses pour les prochains mois.
Arrhes et acompte : ne les confonds pas
Une avance ne donne pas automatiquement le droit de conserver toute somme après n’importe quelle annulation. Sa qualification et les conditions applicables comptent.
Selon la DGCCRF : acompte, arrhes, avoir, une avance non précisée constitue des arrhes. La cliente qui se désiste perd normalement ses arrhes, sauf disposition contraire du contrat. Un accord amiable reste possible.
Un acompte implique un engagement ferme. Une annulation peut entraîner des dommages et intérêts, pas une pénalité automatiquement fixée par cet article. La DGCCRF recommande de préciser la nature de l’avance et de rédiger clairement les clauses d’annulation.
Avant de publier une clause ou de prélever une somme, fais vérifier tes conditions selon ta situation. Ce guide ne valide pas juridiquement ta politique et ne remplace pas un conseil adapté.
Écris tes conditions avant le rendez-vous
Évite d’inventer une règle après une absence. Présente tes conditions avant la réservation et conserve la confirmation. Choisis des modalités adaptées à ton activité, plutôt qu’un pourcentage présenté comme universel.
- Indique comment prévenir : message, téléphone ou lien d’annulation.
- Précise le délai demandé et les conditions applicables à une annulation.
- Explique la nature de toute avance, son montant et son traitement.
- Vérifie que le message de confirmation reprend les informations utiles.
Un message après l’absence
« Bonjour [prénom], tu n’étais pas présente au rendez-vous prévu aujourd’hui à [heure]. Pour une prochaine réservation, voici les conditions : [lien]. Préviens-moi par [canal] si tu as un empêchement. »
Ce message fictif ne réclame aucune somme. Adapte-le aux faits, sans supposer pourquoi la cliente n’est pas venue. Si une avance existe, vérifie d’abord son traitement avant d’annoncer ce que tu conserves.
Prépare un rappel utile, sans promesse chiffrée
Un rappel peut aider une cliente à retrouver l’heure et l’adresse du rendez-vous. Il ne garantit pas sa présence et aucun taux de réduction des absences n’est établi ici.
« Bonjour [prénom], ton rendez-vous est prévu le [date] à [heure], au [adresse]. Si tu as un empêchement, préviens-moi par [canal]. Tes conditions de réservation sont ici : [lien]. »
Avec un outil de réservation, vérifie les fonctions comprises dans ton offre avant d’activer les rappels ou paiements. Sans outil, prépare ce texte et vérifie chaque date avant l’envoi.
À faire pour tes prochaines réservations
- Note les rendez-vous manqués, les remplacements et les sommes réellement encaissées.
- Relis tes conditions d’annulation et fais vérifier les clauses financières.
- Prépare un rappel avec la date, l’adresse et le moyen de prévenir.
- Réestime tes tarifs à partir des prestations payées, sans promettre un agenda toujours plein.
Pour annoncer ensuite ta grille, lis aussi comment fixer tes prix sans te brader.
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